LAPORAN

A. PENGERTIAN LAPORAN
Laporan merupakan hal yang sangat vital dalam kehidupan sehari-hari.
Menurut F X Soedjadi definisi laporan sebagai berikut:
• Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang ( authority ) dan tanggung jawab ( responsibility ) yang ada antara mereka.
• Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dri pihak yang satu kepada pihak yang lain.
B. MACAM-MACAM LAPORAN
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.
1. Laporan Untuk Level Manajemen Yang Berbeda
• Laporan Berhirarki
Laporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen untuk menerima informasi sesuai dengan permintaan khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan. Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola dari laporan tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masing bagian sudah mencapai tujuan. Ada dua macam laporan berhirarki :
• Filter Report
Laporan yang dirancang untuk memfilter elemenelemen data yang dipilih dari database, sehingga pengambil keputusan akan memperoleh laporan yang sesuai dengan kebutuhannya. Biasanya data difilter pada level atas.
• Responsibility Report
Laporan yang dibuat untuk memutuskan siapa yang bertanggungjawab terhadap suatu laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dan lain-lain.

2. Laporan Yang Membandingkan Data

Laporan ini dibuat untuk membantu manajer dan user lain dalam memilih dua atau lebih item untuk menyusun kesamaan atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan perbandingan ini, user berada pada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional. Ada tiga macam laporan yang membandingkan data :

• Horizontal Report
Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan laporan keuangan periodik yang meringkas ribuan transaksi dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan memperoleh gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini dapat dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan sebelumnya.

• Vertical Report
Laporan yang membandingkan suatu bagian komponen dengan totalnya.

• Counterbalance Report
Setiap situasi dibandingkan dalam laporan. Contohnya, skenario yang terburuk, layak, dan terbaik dapat membantu para perencana menilai proyek-proyek yang berisiko, juga informasi berharga bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan.

3. Laporan Untuk Monitor Variansi Data
• Variance Report
Laporan yang dibuat untuk membandingkan standard dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai dengan waktu atau selesainya suatu proses.
• Exception Report
Laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota

C. FUNGSI LAPORAN
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan.

Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:
1. Fungsi informatif, laporan digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya.
2. Fungsi pertanggung jawaban, laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi pengawasan, dengan membaca laporan seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi pengambilan keputusan, Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.
D. SISTEMATIKA LAPORAN
Hendaknya dalam membuat laporan, laporan tersebut dapat menjawab semua pertanyaan mengenai: apa (WHAT), mengapa(WHY), siapa(WHO), dimana(WHERE), kapan (WHEN), dan bagaimana (HOW). Dalam penyusunan laporan, urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahaminya. Urutan isi laporan, sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada bagian pendahuluan, harus disebutkan tentang:
a. Latar belakang kegiatan
b. Dasar hukum kegiatan
c. Tujuan kegiatan
d. Ruang lingkup isi laporan
2. Isi laporan
Pada bagian ini, harus dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan, antara lain:
a. Jenis kegiatan
b. Tempat dan waktu kegiatan
c. Petugas kegiatan
d. Persiapan dan rencana kegiatan
e. Peseta kegiatan
f. Pelaksanaan kegiatan
g. Kesulitan dan hambatan
h. Hasil kegiatan
i. Kesimpulan dan saran.
3. Penutup
Pada bagian ini, penulis dapat menuliskan ucapan terima kasih serta menambahkan kesimpulan dan saran.

SUMBER :
http://www.pusdiknakes.or.id/info/ujian/bhsindo.pdf
http://yulia-zulfa.blogspot.com/2010/05/macam-macam-bentuk-laporan.html
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/06/pengertian-laporan/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: